BỘ Y TẾ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

Sử dụng Hệ thốngQuản lý và Điều hành văn bản điện tử tại Bộ Y tế

(Ban hành kèm theo Quyết định số:4920   /QĐ - BYT

ngày06  tháng 12   năm 2013  của Bộ trưởng Bộ Y tế)

 

 

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp ụng.

1. Phạm vi điều chỉnh: Tất cả cán bộ, công chức thuộc các Vụ/Cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ Y tế tham gia quy trình xử lý văn bản và hồ sơ công việctheo chức năng,nhiệm vụ của mình.

2. Đối tượng áp dụng: Tất cả các Lãnh đạo, công chức, viên chức (được Lãnh đạo cho phép) có trách nhiệm và nghĩa vụ sử dụng qua Hệ thống quản lý và diều hành văn bản điện tử Bộ Y tế.

Điều 2.Vai trò, vị trí củahệ thống quản lý vàđiều hành văn bản điện tử Bộ Y tế.

1. Khái niệm: Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử Bộ Y tế (sau đây gọi tắt là eMoH) là hệ thống gồm:Phần mềm; quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản; hệ thống phần cứng; đường truyền thuật ngữ này đối với người sử dụng được hiểu là Phần mềm quản lý và điều hành văn bản đối với người sử dụng.

2. Vai trò, vị trí: Việc ứng dụng Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử Bộ Y tế tại cơ quan góp phần hiện đại hóa tác phong làm việc nơi công sở; tiết kiệm thời gian và giảm thiểu giấy tờ, in ấn trong việc trao đổi thông tin; dữ liệu văn bản được lưu trữ tập trung phục vụ công tác tra cứu, thống kê, báo cáo một cách hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.

Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử Bộ Y tếhỗ trợ công tác điều hành của Lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan và tại các cơ quan đơn vị liên quan;

Điều 3.Giải thích từ ngữ và các từ viết tắt.

1. Hồ sơ công việc:Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

2. Công văn đến: Là toàn bộ công văn do cơ quan nhận được.

3. Công văn đi: Là toàn bộ công văn do Bộ Y tế phát hành.

4. Mở hồ sơ: Là việc tạo mới hồ sơ công việc theo mẫu thống nhất trong phần mềm eMoH để tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

5. Văn bản điện tử: Là văn bản được tạo ra và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

6. Đường công văn truyền thống: Là những văn bản gửi qua dịch vụ bưu chính của các doanh nghiệp bưu chính chuyển phát hoặc được chuyển văn bản trực tiếp từ cơ quan gửi đến cơ quan nhận, chuyển theo bản gốc, fax.

CHƯƠNG II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 4: Quy mô, thành phần, phương thức tổ chức hệ thống quản lý và điều hành văn bản.

Hệ thống eMoHđược tổ chức triển khai trên hạ tầng mạng nội bộ (LAN) của cơ quan được kết nối với các đơn vị trong cơ quan Bộ.

Điều 5: Quản lý, vận hành hệ thống eMoH.

1.       Đơn vị chịu trách nhiệm quản lý Văn phòng Bộ.

2.       Đơn vị vận hành: Văn phòng Bộ (phòng Công nghệ thông tin).

3. Để được hướng dẫn khai thác, xử lý các lỗi trong quá trình sử dụng phần mềm hay đăng ký cấp mới, sửa đổi, báo huỷ tài khoản đăng nhập hệ thống như: Tạo tài khoản cho cán bộ mới, sửa đổi thông tin tài khoản, hoặc huỷ tài khoản đăng nhập hệ thống đối với cán bộ chuyển công tác hay về hưu…; Liên hệ và báo về Bộ phận Quản trị phần mềm(Phòng CNTT) Văn phòng Bộ bằng điện thoại hoặc qua Email.

 

CHƯƠNG III

SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ.

Điều 6. Tiếp nhận văn bản đến

1.     Tiếp nhận văn bản đến.

Nhân viên Văn thư trong giờ làm việc phải truy cập vào phần mềm eMOH để tiếp nhận văn bản đến điện tử thông qua mạng máy tính hoặc cập nhật văn bản đến theo đường công văn truyền thống. Văn thư khi tiếp nhận văn bản đến thông qua mạng máy tính hoặc theo đường công văn truyền thống, khi thực hiện phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong, số và ký hiệu văn bản ghi trên bì với sổ giao nhận.

2. Tiến hành phân loại văn bản đến.

a, Các văn bản đến có dấu «Hỏa tốc», «Khẩn», «Thượng khẩn»: Ưu tiên làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển văn bản để kịp thời xử lý;

b, Các văn bản có đóng dấu «Mật», «Tối Mật», «Tuyệt mật»: Chuyển cả bì văn bản đến Lãnh đạo xử lý; trường hợp Lãnh đạo đi vắng thì chuyển cho người được ủy quyền xử lý;

c, Các văn bản được chuyển tới Lãnh đạo Bộ thì được Văn thư Bộ nhập vào hệ thống và chuyển lên Tổ thư ký.

d, Các văn bản đến chuyển cho Bộ Y tế hoặc Văn phòng Bộ, Văn thư Bộ có trách nhiệm chuyển lên Lãnh đạo Văn phòng Bộ, sau đó Lãnh đạo Bộ sẽ phê duyệt và tiếp tục chuyển văn bản đến đó theo đơn vị phụ trách

đ. Các văn bản được chuyển đến các Vụ/Các phòng thuộc Văn phòng Bộ sẽ được Văn thư Bộ chuyển theo luồng quy trình.

3. Cập nhật đầy đủ, chính xác những thông tin của văn bản đến vào hệ thống eMoH của cơ quan.

a. Trường hợp văn bản đến thông qua hệ thốngeMoH, văn thư vào mục Văn bản đến để kiểm tra văn bản do các cơ quan, đơn vị gửi đến và Vào sổ văn bản đến để cấp số cho văn bản sau đó chuyển văn bản theo từng trường hợp để xử lý.

b. Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống hoặc qua hệ thống thư điện tử của hệ thống eMoH, Văn thư vào mục Văn bản đến để cập nhật thông tin đầy đủ những thông tin của Văn bản đến và Đính kèm file văn bản được quét bằng máy Scanner thành văn bản điện tử dưới dạng tệp tin.pdf…trừ những văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước, Đơn thư tranh chấp, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo. Trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn (như các hồ sơ dự án…), Văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho phòng, ban, đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.

c.Văn bản sau khi cập nhật vào hệ thống eMoH sẽ được tự động chuyển tới tài khoản có chức năng kiểm duyệt và phân xử lý văn bản.

Điều 7. Kiểm duyệt và phân xử lý văn bản đến

1. Duyệt và phân xử lý văn bản đến: Sau khi văn bản đến được gửi đến Văn thư Bộ Y tế, Trưởng phòng Hành chính Văn thư bộ thực hiện Duyệt nội dung văn bản sau đó phân cho cán bộ Văn thư phụ trách chuyển Văn bản đến cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Bộ(nếu đó là gửi trực tiếp cá nhân), Phân xử lý văn bản đến cho Vụ/Cục/ các phòng thuộc Văn phòng Bộ(nếu đó là gửi BYT/VPB), chuyển lên Tổ thư ký(nếu đó là gửi cho Lãnh đạo Bộ). Chuyển thực hiện trên hệ thống eMoH theo đúng luồng.

2. Trường hợp Văn thư phụ trách chuyển Văn bản đến bận hoặc đi công tác không trực tiếp thực hiện chức năng này thì uỷ quyền cho Văn thư khácthực hiện trên hệ thống eMoHtheo nội dung đã duyệt, phân xử lý trên văn bản đến theo đường công văn truyền thống hoặc văn bản đến.

3. Việc chuyển Văn bản đến tài khoản được phân để đọc, phân xử lý hoặc phối hợp xử lý phải bảo đảm chính xác để giữ bí mật nội dung văn bản.

Điều 8. Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến :

Sau khi phân xử lý văn bản đến theo luồng quy trình văn bản đến, Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng, và Lãnh đạo các đơn vị phụ trách các cơ quan chuyên môn theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến của các phòng, đơn vị trực thuộc hoặc chuyên viên được phân xử lý được thể hiện trên hệ thống eMoH.

Điều 9. Xử lý Hồ sơ công việc

1. Mở mới hồ sơ:  Từ phiếu giao việc( Xử lý văn bản đến hay Xử lý công việc) do lãnh đạo cơ quan phân hoặc thấy cần đề xuất giảt quyết công việc do yêu cầu nhiệm vụ, chuyên viên xử lý chính Mở hồ sơ (Xử lý văn bản đến hay Soạn thảo văn bản đi) để trình  phát hành văn bản đi hoặc Mở hồ sơ xử lý công việc để trình kế hoạch triển khai công việc theo Danh sách đề mục công việc.

2. Xử lý hồ sơ : Chuyên viên chính vào Theo dõi - xử lý hồ sơ công việc để Phân quyền đọc, Phân phối hợp, tập hợp các Văn bản xử lý, Văn bản liên quan ; tổng hợp các Ý kiến từ các chuyên viên, các phòng, ban, đơn vị trực thuộc tham gia giải quyết công việc và lập Phiếu trình xin chủ trương (nếu cần), đính kèm tệp văn bản vào Dự thảo phát hành, trình duyệt nội dung văn bản hoặc trình lãnh đạo Ký – phát hành văn bản đi.

3. Kiểm duyệt hồ sơ : Người kiểm duyệt (nếu chuyên viên xử lý chính chọn người kiểm duyệt) vào Hồ sơ công việc, vào Theo dõi - xử lý để kiểm duyệt nội dung Phiếu trình (nếu có), duyệt nội dung văn bản Dự thảo phát hành hoặc Trả lại cho chuyên viên xử lý chính (nếu chưa đạt), Chỉnh sửa (nếu cần) và Trình lãnh đạo ký ban hành văn bản.

4. Theo dõi hồi báo :

a. Chuyên viên xử lý chính khi Thêm mới văn bản dự thảo chọn chức năng Đơn vị hồi báo, Đơn vị cần hồi báo, Thời hạn hồi báo cho văn bản đi nếu cần theo dõi các văn bản phúc đáp từ cơ quan nhận văn bản đi ;

b. Khi nhận văn bản phúc đáp từ các đơn vị hồi báo, chuyên viên xử lý chính Chuyển văn bản dạng hồi báo vào hồ sơ công việc đó để theo dõi hồi báo.

Điều 10. Ban hành văn bản đi.

1. Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Lãnh đạo các Vụ/Cục hàng ngày vào Xử lý công việc để duyệt nội dung Phiếu trình (nếu có), duyệt nội dung văn bản Dự thảo phát hành hoặc Trả lại cho chuyên viên xử lý chính hay người kiểm duyệt (nếu chưa đạt), Chỉnh sửa văn bản dự thảo (nếu cần), gửi xuống phòng Hành chính cơ quan Bộ để kiểm soát về thể thức văn bản.

2. Văn thư hàng ngày vào mục Văn bản chờ cấp số, khi có văn bản được ký phát hành thực hiện rà soát, kiểm tra thể thức văn bản theo chức năng nhiệm vụ để cấp số và vào sổ văn bản điện tử; Phân quyền đọc cho cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan và Chuyển phát hành văn bản đi cho các cơ quan, đơn vị nhận văn bản qua Hệ thống eMOH, gửi thư điện tử bằng hộp thư của đơn vị trên hệ thống thư điện tử cơ quan và gửi theo phương thức truyền thống.

3. Tất cả các văn bản dự thảo trình ký, sau khi lãnh đạo đơn vị ký - chuyển phát hành, văn thư cấp số để cập nhật vào sổ văn bản điện tử; nhân bản, đóng dấu, lưu trữ văn bản gốc. Văn bản đi được gửi thông qua hệ thống eMoHcho các cơ quan nhận có cùng hệ thống và gửi theo phương thức truyền thống.

Điều 11 : Các văn bản không được đưa lên Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử.

1. Văn bản đóng dấu mật hoặc văn bản nội dung có tính chất mật.

2. Đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo.

3. Văn bản giải quyết thủ tục xuất, nhập cảnh cho cán bộ công chức, viên chức vàngười nước ngoài.

4. Các loại văn bản khác theo quy định về bí mật của ngành, lĩnh vực, quốc gia.

Điều 12: Quy định đối với các văn bản trao đổi qua Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử.

1. Sử dụng phông chữ: Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode.

2. Thể thức và Kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, hành chính(Văn bản hành chính) theo thông tư 25/2011/TT-BYT ngày 27/12/2011

Điều 13: Quy định về sử dụng Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử.

Cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan Bộphải truy cập vào Hệ thống eMoH để tiếp nhận văn bản đến điện tử, và sử dụng hệ thống để chuyển dự thảo văn bản đi khi trình xin ý kiến.  

Điều 14. Quy định Ủy quyền phân việc

Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị chỉ được phép ủy quyền cho 1 người phụ trách giải quyết chuyển luồng Văn bản theo đường điện tử. Chỉ có Tài khoản được Ủy quyền mới có chức năng (tương đương) chuyển văn bản theo luồng quy trình.

Phần mềm có chức năng ủy quyền công việc, chỉ khi Lãnh đạo giao ủy quyền công việc thì người được ủy quyền mới sử dụng giao việc.

Lãnh đạo sau khi ủy quyền vẫn nắm được công việc theo đường điện tử cụ thể và chi tiết.

 

CHƯƠNG IV

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CÁ NHÂN, ĐƠN VỊ SỬ DỤNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 15: Trách nhiệm của Lãnh đạo cơ quan.

1. Quán triệt, gương mẫu và chỉ đạo sát sao, thống nhất tổ chức triển khai, thực hiện tới tất cả các phòng, ban, cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc sử dụng các chức năng của hệ thống eMoHtrong tác nghiệp, xử lý công việc hàng ngày; Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện việc sử dụng hệ thống eMoHtrong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

2. Thực hiện sử lý văn bản và giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu và tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính.

Điều 16: Trách nhiệm Lãnh đạo các đơn vị.

Thường xuyên giám sát, đôn đốc cán bộ trong đơn vị, trong phòng thực hiện xử lý văn bản, hồ sơ công việc theo đúng tiến độ được giao.

Thường xuyên sử dụng hệ thống eMoHtheo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, tạo lập hồ sơ công việc và xử lý theo đúng quy trình cơ quan quy định.

Thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.

Trưởng phòng có trách nhiệm theo dõi việc xử lý văn bản và công việc trên hệ thống eMoH; tổng hợp báo cáo các công việc đã được xử lý, cũng như các công việc chưa được xử lý.

Khi trưởng phòng đi công tác phảu ủy quyền xử lý văn bản trên hệ thống cho những người có thẩm quyền hoặc người được giao.

Phó trưởng phòng tiếp nhận văn bản đến và công việc do trưởng phòng chuyển đến theo đúng chức năng và nhiệm vụ của mình trên phần mềm eMoH.

Khi được ủy quyền từ Trưởng phòng trên phần mềm, có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản đến hoặc công việc, căn cứ nội dung văn bản, công việc để xử lý, giải quyết và chịu trách nhiệm trong thời gian được ủy quyền.

Khi có sự cố xảy ra phải báo cho Quản trị hệ thống eMoH biết để hỗ trợ và khắc phục sự cố.

Điều 17: Trách nhiệm của văn thư; Cán bộ Quản trị mạng.

1. Văn phòng Bộ (phòng Công nghệ thông tin) là đơn vị trực tiếp quản lý, hỗ trợ, vận hành phần mềm eMoH; trực tiếp tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng trong việc nâng cấp, điều chỉnh quy trình xử lý và mở rộng các tính năng của phần mềm eMoH sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế tại cơ quan cũng như các đơn vị.

2. Người quản trị phần mềm eMoH có trách nhiệm khai báo, phân quyền tài khoản đúng vai trò, chức năng nhiệm vụ của người sử dụng; xử lý các lỗi phát sinh, hỗ trợ và giải đáp kịp thời các thắc mắc của người sử dụng; đảm bảo chương trình được vận hành thông suốt an toàn, an ninh thông tin trên hệ thống; sao lưu dữ liệu định kỳ, bảo quản an toàn dử liệu trong chương trình.

3. Tiếp thu các ý kiến phản hồi từ người dùng và khắc phục hỗ trợ những khi cần thiết.

4. Văn phòng Bộ(Phòng Hành chính) là đơn vị đầu mối phối hợp cùng các đơn vị khác tổ chức các luồng văn bản lưu chuyển điện tử theo đúng yêu cầu quy định trong việc nhận và phân phối văn bản.

CHƯƠNG V

CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ THI ĐUA KHEN THƯỞNG

Điều 18: Quy định về công tác kiểm tra, báo cáo.

Hàng tháng các đơn vị báo cáo tình hình sử dụng eMoH trong công việc để Văn phòng Bộ (Phòng Công nghệ thông tin) tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ.

Điều 19: Xử lý vi phạm.

Mọi hành vi vi phạm các điều khoản trong quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.

CHƯƠNG V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Lãnh đạo các đơn vị, trưởng các phòng, đơn vị trực thuộc và cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan có trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

Điều 21. Trưởng phòng Hành chính Văn phòng Bộ tổ chức theo dõi kiểm tra việc thực hiện Quy chế này và báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để đưa vào tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xét thi đua, khen thưởng hàng năm của các phòng, đơn vị, cá nhân thuộc đơn vị.

Điều 22. Trưởng phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc đảm bảo vận hành an toàn, ổn định phần mềm Emoh; kịp thời xử lý các lỗi phát sinh, hỗ trợ người sử dụng; xây dựng kế hoạch nâng cấp, điều chỉnh quy trình xử lý và mở rộng các tính năng của phần mềm Emoh phù hợp với yêu cầu thực tế quản lý và điều hành văn bản tại cơ quan.

Điều 23. Vụ Kế hoạch Tài chính Bộ Y tế cân đối nguồn ngân sách để đào tạo, duy tu, bảo dưỡng, duy trì, nâng cấp hoạt động của Hệ thống quản lý và điều hành văn bản điện tử.

Điều 24. Trong quá trình thực hiện nếu thấy những điểm bất hợp lý, phát sinh, vướng mắc, các phòng, đơn vị phản ánh kịp thời về Phòng Công nghệ thông tin  – Văn phòng Bộ để được xử lý kịp thời/.

KT.BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG       Nguyễn Viết Tiến

 

 

 

Administrator