Ngày 15 tháng 9 năm 2025, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ đã ký ban hành Thông tư số 03/2025/TT-VPCP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đây được xem là văn bản kỹ thuật quan trọng, tạo nền tảng pháp lý đồng bộ nhằm hiện thực hóa nỗ lực đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, đồng thời chuẩn hóa toàn hệ thống từ trung ương đến địa phương.

Trong bối cảnh Chính phủ liên tục thúc đẩy chuyển đổi số, cải thiện môi trường kinh doanh và xây dựng nền hành chính phục vụ, Thông tư mới không chỉ mang tính “hướng dẫn kỹ thuật”, mà còn là “tấm bản đồ chi tiết” cho các bộ, ngành, địa phương triển khai hiệu quả, thống nhất và có kiểm soát cơ chế một cửa theo tinh thần Nghị định 118/2025/NĐ-CP.

Hoàn thiện khung pháp lý cho mô hình Một cửa trong giai đoạn mới

Thông tư được ban hành căn cứ hàng loạt văn bản nền tảng, trong đó có Nghị định 36/2025/NĐ-CP, Nghị định 118/2025/NĐ-CP và Nghị định 150/2025/NĐ-CP. Điều này cho thấy sự kết nối chặt chẽ, đồng bộ giữa tổ chức bộ máy hành chính, cải cách thủ tục hành chính và vận hành chính quyền điện tử.

Phạm vi điều chỉnh của Thông tư bao gồm: Thiết lập và vận hành Bộ phận Một cửa các cấp; Hệ thống biểu mẫu sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính; Quy định mã số hồ sơ và mã ngành, lĩnh vực khi xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh; Các yêu cầu đối với việc số hóa, bóc tách dữ liệu, tiếp nhận, xử lý và trả kết quả thủ tục hành chính.

Văn bản áp dụng cho tất cả cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền hoặc liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính. Nói cách khác — từ các bộ, ngành “tuyến trên” đến cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã — tất cả đều có trách nhiệm triển khai và tuân thủ thống nhất.

Công bố thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới: Bước tiến bảo đảm bình đẳng trong tiếp cận dịch vụ công

Một trong những điểm mới quan trọng được Thông tư làm rõ là công bố và công khai danh mục thủ tục hành chính thực hiện không phụ thuộc vào địa giới hành chính.

Theo đó, thủ tục hành chính có thể được thực hiện tại: Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh; Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã theo quy định của Nghị định 118/2025/NĐ-CP.

Việc “phá vỡ” ranh giới địa lý này nhằm giúp người dân lựa chọn nơi thuận tiện nhất để nộp hồ sơ — giảm tải cho các cơ quan quá tải, tăng cơ hội sử dụng dịch vụ ở bất kỳ điểm tiếp nhận nào trong cùng địa phương. Đây là bước tiến lớn về tư duy phục vụ, đưa người dân trở thành trung tâm đúng nghĩa trong hoạt động hành chính công.

Chuẩn hóa quy trình nội bộ và quy trình điện tử: Cốt lõi của cải cách

Thông tư đặt ra yêu cầu các bộ, ngành, địa phương phải chuẩn hóa quy trình nội bộ ngay khi thủ tục hành chính mới có hiệu lực. Quy trình được xây dựng theo các nguyên tắc: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia; Tối giản, tái cấu trúc để thuận tiện nhất có thể; Tăng cường tái sử dụng dữ liệu, không yêu cầu lại những thông tin đã được cơ quan nhà nước quản lý; Tiến tới giải quyết thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới.

Quy trình nội bộ sau phê duyệt sẽ là nền tảng xây dựng quy trình điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Điều này giúp đồng bộ từ văn bản giấy đến thao tác trên môi trường số, tạo dòng chảy xử lý thống nhất từ điểm tiếp nhận đến cơ quan chuyên môn.

Nói vui, đây chính là cách “đưa quy trình lên cloud”, giúp cán bộ không còn cảnh “mỗi nơi một kiểu”, người dân không phải “đi lại 3 lần chỉ vì thiếu dấu”.

Đẩy mạnh số hóa hồ sơ: Tối ưu thao tác, giảm gánh nặng giấy tờ

Thông tư quy định rõ về sao chụp giấy tờ sang bản điện tử và bóc tách dữ liệu từ hồ sơ giấy, nhằm phục vụ mục tiêu 100% hồ sơ được số hóa theo lộ trình của Chính phủ.

Đáng chú ý, Thông tư nêu rõ 4 nhóm tài liệu không phải sao chụp sang bản điện tử, bao gồm: Hồ sơ nộp qua phương thức điện tử, Giấy tờ chỉ cần xuất trình, Các văn bản thẩm tra nội bộ, Tài liệu mật.

Quy định này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc số hóa không cần thiết, tránh “số hóa tràn lan”. Đồng thời, Thông tư khẳng định không bóc tách dữ liệu đối với những giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc chuyên ngành.

Linh hoạt xử lý yêu cầu dừng giải quyết thủ tục hành chính

Nhằm tạo sự chủ động cho người dân, doanh nghiệp, Thông tư hướng dẫn chi tiết việc dừng thực hiện thủ tục hành chính theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

Bộ phận Một cửa ngay sau khi nhận được yêu cầu phải: Kiểm tra tình trạng hồ sơ. Thông báo dừng giải quyết theo mẫu quy định. Cập nhật trạng thái dừng trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (trong trường hợp hồ sơ trực tuyến).

Quy định này giúp tránh tình trạng hồ sơ “trôi nổi”, hay người dân “lỡ nộp rồi nhưng muốn dừng cũng chẳng biết làm sao”.

Quy định cụ thể về nhân sự tại Bộ phận Một cửa các cấp

Thông tư dành dung lượng lớn để hướng dẫn phân công, bố trí và cử nhân sự làm việc tại Bộ phận Một cửa từ cấp bộ, cấp tỉnh đến cấp xã. Đây là điểm đặc biệt quan trọng, bởi chất lượng nhân sự quyết định chất lượng phục vụ.

Các nguyên tắc chung bao gồm: Cơ quan chủ trì tổng hợp đề xuất từ đơn vị chuyên môn; lập danh sách nhân sự chính thức và dự phòng; xác định rõ nhiệm vụ từng người và thời gian cử; thực hiện phê duyệt theo thẩm quyền.

Riêng đối với cấp xã, việc bố trí nhân sự phải dựa vào chỉ tiêu biên chế, đặc điểm địa phương và các quy định liên quan đến hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ công ích.

Thông tư cũng nhấn mạnh trách nhiệm của cơ quan ngành dọc trong việc cử nhân sự tham gia giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương — tránh tình trạng “đẩy về địa phương”, làm khó cho người dân.

Lần đầu quy định nhiệm vụ cụ thể của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã – mô hình mới theo Nghị định 118/2025/NĐ-CP – lần đầu tiên được hướng dẫn đầy đủ về nhiệm vụ, quyền hạn. Bao gồm 5 nhóm nhiệm vụ là:

Theo dõi, giám sát việc thực hiện cơ chế một cửa. Ban hành quy chế nội bộ. Theo dõi, kiểm tra việc giải quyết thủ tục hành chính. Đánh giá mức độ hài lòng của người dân. Đề xuất sáng kiến cải tiến chất lượng phục vụ.

Hướng dẫn, hỗ trợ người dân trong thực hiện thủ tục. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ; kiểm tra tài khoản định danh; thu phí, lệ phí; tiếp nhận – số hóa – cập nhật hồ sơ; trả kết quả.

Kiểm soát thủ tục hành chính. Tham mưu kế hoạch cải cách; tiếp nhận phản ánh, kiến nghị; báo cáo định kỳ.

Xây dựng chính quyền điện tử, ứng dụng CNTT. Quản trị hệ thống thông tin địa phương; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và an toàn thông tin; tập huấn Tổ công nghệ số cộng đồng.

Các nhiệm vụ khác theo phân công là:

Bộ hồ sơ mẫu và video hướng dẫn: Công cụ hỗ trợ thân thiện, dễ tiếp cận

Một điểm mới rất nhân văn là quy định về hướng dẫn thủ tục hành chính bằng bộ hồ sơ mẫu hoặc video mẫu.

Nói một cách khác, thay vì nghe giải thích dài dòng, người dân được nhìn tận mắt – cầm tận tay hoặc xem video minh họa đầy đủ từ cách kê khai đến quy trình thực hiện. Bộ hồ sơ mẫu được in chữ “MẪU” rõ ràng, đầy đủ các thành phần. Video hướng dẫn được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử và các nền tảng số được cấp phép.

Sự minh bạch này giảm đáng kể sai sót khi nộp hồ sơ — và giúp người dân không còn “loay hoay như gà mắc tóc” khi đi làm thủ tục.

Chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu: Đồng bộ từ trung ương đến địa phương

Thông tư ban hành Phụ lục I về hệ thống biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính, áp dụng thống nhất toàn quốc. Các biểu mẫu: Sử dụng được trên cả phương tiện điện tử và bản giấy A4. Tự động trích xuất thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, dân cư và đăng ký doanh nghiệp. Hỗ trợ ký số theo quy định pháp luật.

Việc chuẩn hóa này giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng tính thống nhất trong quá trình xử lý.

Mã hóa hồ sơ và lĩnh vực: Nâng cao khả năng quản lý và truy xuất

Thông tư quy định cách thức tạo mã số hồ sơ TTHC theo cấu trúc chuẩn, gồm mã định danh bộ/ngành/địa phương. Ngày tiếp nhận hồ sơ. Số thứ tự hồ sơ trong ngày.

Ngoài ra, các cơ quan được phép sử dụng thêm mã vạch hoặc mã QR để tăng hiệu quả tra cứu.

Cùng với đó là quy định về mã ngành, lĩnh vực dựa trên Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Đây là cơ sở để hệ thống điện tử vận hành thông suốt, tránh nhầm lẫn.

Các yêu cầu nghiệp vụ đối với Hệ thống giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh

Thông tư đưa ra 15 yêu cầu nghiệp vụ cho Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, bao gồm xác thực người dùng qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và hồ sơ trực tiếp. Tự động sinh mã hồ sơ, mã giấy tờ số hóa. Theo dõi, giám sát quá trình giải quyết theo thời gian thực. Trả kết quả điện tử hoặc giấy. Kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia, hệ thống báo cáo, hệ thống quản lý văn bản, hệ thống lưu trữ. Lưu giữ dữ liệu đầy đủ và an toàn. Hỗ trợ thanh toán trực tuyến.

Đây là “xương sống kỹ thuật” cho cải cách thủ tục hành chính giai đoạn mới, bảo đảm dịch vụ công được vận hành liên tục, an toàn và chính xác.

Bộ nhận diện Bộ phận Một cửa: Tăng tính nhận diện, đồng bộ toàn quốc

Thông tư ban hành kèm Phụ lục II về bộ nhận diện Bộ phận Một cửa. Tất cả Bộ phận Một cửa các cấp và Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính phải áp dụng đồng bộ nhằm tăng tính nhận diện thương hiệu. Tạo sự thống nhất trên toàn quốc. Nâng cao trải nghiệm của tổ chức, cá nhân khi sử dụng dịch vụ công.

Bãi bỏ và sửa đổi một số điều tại Thông tư 01/2023/TT-VPCP

Kèm theo các quy định mới, Thông tư đồng thời sửa đổi khoản 3 Điều 5. Bãi bỏ khoản 4 Điều 4, khoản 3 Điều 8 và Điều 23 của Thông tư 01/2023/TT-VPCP.

Động thái này giúp hệ thống văn bản trở nên tinh gọn, tránh chồng chéo sau khi Nghị định 118/2025/NĐ-CP được ban hành.

Thông điệp của Chính phủ: Lấy sự hài lòng của người dân làm thước đo cải cách

Thông tư mới là minh chứng rõ nét cho quyết tâm của Chính phủ trong việc chuẩn hóa quy trình; tinh giản thủ tục; đẩy mạnh số hóa; tạo môi trường thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.

Từ quy trình, biểu mẫu, dữ liệu đến nhân sự — tất cả đều được thiết kế hướng tới mục tiêu thân thiện, đơn giản, hiệu quả.

Dù là văn bản kỹ thuật, Thông tư vẫn mang tính nhân văn và thực tế cao. Một bộ hồ sơ mẫu, một video hướng dẫn, hay một quy trình điện tử rõ ràng — đôi khi chính là sự nhẹ nhõm mà người dân mong đợi từ lâu khi đi làm giấy tờ.

Với hàng loạt quy định chi tiết, đồng bộ và thực tiễn, Thông tư hướng dẫn Nghị định 118/2025/NĐ-CP đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện cơ chế một cửa tại Việt Nam giai đoạn mới. Đây là bước tiến lớn trong cải cách hành chính, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và phục vụ, đúng tinh thần Chính phủ số.

 

Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính